Администрация муниципального образования >> Архивный отдел Администрации Щигровского района >> Отчеты о выполнении основных направлений развития архивного дела в архивном отделе Администрации Щигровского района

Отчет о выполнении основных направлений развития архивного дела в архивном отделе Администрации Щигровского района за 2023 год

      

1. Государственное регулирование развития архивного дела

 

В 2023 году работа архивного отдела строилась в соответствии с: Федеральным законом «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ; Законом Курской области «Об архивном деле в Курской области» от 30 ноября 2015 года №118-ЗКО; «Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук», утвержденными приказом Росархива от 2 марта 2020 г. №24; решениями коллегии, приказами архивного управления Курской области; положением об архивном отделе администрации Щигровского района от 15 марта 2006 года,  должностными инструкциями, а также использовали в работе информационно-методические документы архивного управления Курской области.

Работа архивного отдела была направлена на сохранение, пополнение и использование документов Архивного фонда Щигровского района и г. Щигры, комплектование фондов документами постоянного хранения, своевременное исполнение запросов, поступающих  в архив.

За 2023 год изменений в названии, подчиненности, организационно-правовой форме не произошло.

При исполнении  социально-правовых и тематических запросов от юридических и физических лиц работники отдела руководствовались Административными Регламентами: по предоставлению муниципальной услуги «Предоставление архивной информации по документам Архивного фонда Курской области и другим архивным  документам (выдача архивных справок, архивных выписок и архивных копий)» (утвержден постановлением администрации Щигровского района Курской области от 9 августа 2018 г. №398) и методическими рекомендациями «Исполнение запросов социально-правового характера» (ВНИИДАД, М.,2011).

Согласно закону Курской области от 21 декабря 2005 г. №98-ЗКО (ред. от 15.09.2010, с изм. от 12.12.2011) «О наделении органов местного самоуправления муниципальных образований Курской области отдельными государственными полномочиями Курской области в сфере архивного дела» архивному отделу администрации Щигровского района была предоставлена субвенция на осуществление отдельных государственных полномочий Курской области в сфере архивного дела на 2023 год в сумме – 319073 руб., из них израсходовано на 01.01.2024:

- на заработную плату и начисления на оплату труда главного специалиста-эксперта – 319073 руб.

Работники архивного отдела продолжали работу с территориальными органами Социального фонда России в электронном виде по программе YipNet, так же активно взаимодействовали с Автономным учреждением Курской области "Многофункциональный центр по предоставлению государственных и муниципальных услуг".      

Работники архивного отдела принимали участие в расширенных заседаниях коллегии, семинарах, проводимых архивным управлением Курской области.

Архивный отдел администрации Щигровского района размещался  в приспособленном помещение расположенном по адресу: ул. Луначарского, д.5, г. Щигры, 306530. Так же имелось одно хранилище в безвозмездном пользовании, выделенное администрации Щигровского района Курской области распоряжением администрации города Щигры Курской области № 437-р от 14.12.2016 г. по адресу: ул. Большевиков, д.10а, г. Щигры (10 кв.м.).

Площадь арендуемого нежилого помещения по адресу: ул. Луначарского д. 5 составляет 335,32 кв.м., из них 303,27 кв.м. находятся в подвальном помещении: хранилища (210 кв.м.), кабинеты приема документов и работы с документами (34.6 кв.м.), так же подсобные помещения, санузел (58,67 кв.м.) Имеется на 2 –м этаже нежилое помещение 32,05 кв.м., которое разделено стеклянными перегородками на 3 кабинета: для специалистов отдела - 17,4 кв.м. и 5,25 кв.м., начальника отдела- 9,2 кв.м. Площадь хранилищ не изменилась.

Штатная численность работников муниципального архива не изменилась.

 

2.Обеспечение сохранности и государственный учет документов Архивного фонда Российской Федерации

 

В 2023 году на основании муниципальной программы «Сохранение и развитие архивного дела в Щигровском районе Курской области на 2022-2026 годы», которая утверждена постановлением Администрации Щигровского района от 23 сентября 2021 года №551  было запланировано и принято по трудовым договорам об оказании услуг по подшивке и мелкому ремонту  документов 2 человека на сумму 84 000 руб. 

Во исполнение данной программы приобретено в 2023 году:

-внешний диск-9300 руб.,

- 2 стремянки- 4700 руб.,

-архивная тележка- 11500 руб.,

- канцтовары –10 000 руб.,

-VipNet-8600 руб.,

- короба- 35011 руб.,

-интернет- 54000 руб.

Возмещалась арендная плата за помещение архивного отдела на сумму – 1 591 100 руб.

Всего по программе запланировано 1 808211  руб., потрачено 1 808211  руб.

Распоряжением Администрации Щигровского района от 06.12.2022 г. №193-р утвержден Порядок организации сохранности документов архивного отдела Администрации Щигровского района в условиях чрезвычайных ситуаций. В котором прописаны: план мероприятий по эвакуации и укрытию архивных документов при чрезвычайных ситуациях; перечень действий работников архивного отдела при чрезвычайных ситуациях; инструкция о мерах пожарной безопасности в архивном отделе Администрации Щигровского района; а также утвержден Перечень и количество документов, подлежащих эвакуации и укрытию в 1, 2, 3-ю очереди.  

Перечень и количество документов, подлежащих эвакуации и укрытию в 1, 2, 3-ю очереди

N очереди	Перечень документов	Количество документов
1	Учетные документы архивного отдела: карточки фондов листы фондов дела фондов книга учета поступления и выбытия документов реестр описей описи дел паспорт архива паспорта архивохранилищ	201 201 201   1 1 420 1 3
2	Архивные документы постоянного хранения	17884
3	Архивные документы по личному составу (срок хранения 75/50 лет)	5616

 

Определено место эвакуации документов архивного отдела администрации Щигровского района- здание Администрации Пригородненского сельсовета Щигровского района по адресу: Щигровский район, сл. Пригородняя, ул. Комарова, д.88

Для упаковки документов в случае ЧС в наличии имеются: мешки-700 штук, короба-300 штук (размер в29,5хш48хг32,5 см)

В администрации Щигровского района имеются в наличии противогазы для работников архивного отдела.

В архивохранилищах №1 и №2 хранились документы постоянного срока хранения действующих организаций, чьи фонды ежегодно пополнялись и по личному составу ликвидированных организаций, которые использовались для исполнения социально-правовых и тематических запросов граждан. В архивохранилище №3 были размещены документы  постоянного срока хранения недействующих организаций, чьи фонды уже не пополнялись и использовались эти документы реже, чем какие-либо другие, хранящиеся в архивном отделе.

Архив оснащен семью порошковыми огнетушителями марки ОП-4  (3)-АВСЕ-01. Правила пожарной безопасности работниками соблюдались.

Показания гигрометров ежедневно фиксировались в журналах учета температурно-влажного режима. Вопрос организации хранения документов в соответствии с нормативными требованиями  по поддержанию температурно-влажностного режима остается нерешенным. Система вентиляции воздуха в хранилищах подвального помещения с данной проблемой не справляется. Обеспечение температурно-влажностного режима в архивохранилищах можно решить посредством установки системы промышленного кондиционирования воздуха. Установлен промышленный кондиционер за счет средств арендодателя.    

Помещения проветривались, проводилась влажная уборка, обеспыливание. Порчи документов в архиве не обнаружено. Хранилища оборудованы металлическими стеллажами. Общая протяженность металлических стеллажных полок 884 погонных метра. Все хранящиеся в архивном отделе документы 44989 ед.хр. размещены на металлических стеллажах, 41572 ед.хр. закартонированы. Архивохранилища оснащены пофондовыми и постелажными указателями.

В архивном отделе велись учетные документы. Основными из них являлись: книга учета поступления документов, список фондов, листы фондов, карточки фондов, паспорт архива, дела фондов, описи дел, документов, реестр описей дел, документов, паспорта архивохранилищ.

В 2023 году работниками архивного отдела проведена плановая проверка наличия дел в 1 фонде Р-95 «Межрайонная инспекция Федеральной налоговой службы №8 по Курской области».  За период 2021-2023 г.г. проведена полная проверка наличия всех документов, находящихся на хранении в архивном отделе.      

  Все дела проверяемых фондов находятся на месте, поэтому мероприятия по розыску необнаруженных дел не проводились. Состояние дел удовлетворительное.  

В течение отчетного периода была продолжена выверка учетных документов 12 фондов, упорядочение дел фондов, наблюдательных дел.

В 2023 году закартонированы 12960 ед.хр. 50 фондов: Р-14 «Колхоз «Путь Ленина»-774 ед.хр.; Р-26 «Колхоз «Дружба»-261 ед.хр.; Р-76 «Колхоз им. Ленина»-437 ед.хр.; Р-327 «Формпласт»-1045 ед.хр.; Р-33 «Колхоз им. Н. Островского»-340 ед.хр.; Р-303 «Совхоз «Откормочный»-307 ед.хр.; Р-346 «Колхоз им. Н. Островского»-14 ед.хр.; Р-347 «Щигрыглавпродукт»-9 ед.хр.; Р-86 «Колхоз им. Свердлова»-216 ед.хр.; Р-267 «Охочевский птицесовхоз»-514 ед.хр.; Р-280 «Колхоз им. Калинина»-264 ед.хр.; Р-281 «Колхоз им. Димитрова»-379 ед.хр.; Р-282 «Колхоз им. Чапаева»-481 ед.хр.; Р-284 «СПК «Вишневое»-236 ед.хр., Р-289 «Колхоз «Озерки»-307 ед.хр.; Р-311 «Совхоз «Охочевский»-266 ед.хр.; Р-48 «Никольский спиртзавод»-48 ед.хр.; Р-142 «Никольский биомициновый завод»-38 ед.хр.; Р-59 «Колхоз «Красный трудовик»-48 ед.хр.; Р-304 «Колхоз 23-й партсъезд»-153 ед.хр.; Р-48 «Колхоз им. Калинина»-2 ед.хр.; Р-63 «Колхоз «Большевик»-38 ед.хр.; Р-306 «ПМК-9»-102 ед.хр.; Р-354 «ЩТЭС»-139 ед.хр.; Р-363 «Щигровская пухо-перовая фабрика»-255 ед.хр.; Р-314 «Райтопсбыт»-31 ед.хр.; Р-66 «Колхоз «Коммунар»-47 ед.хр.; Р-64 «Колхоз «Ударник»- 55 ед.хр.; Р-255 «Щигровский горторг»-127 ед.хр.; Р-255 «Общепит»-74 ед.хр.; Р-308 «МПМК»-140 ед.хр.; Р-307 «ПМК-720»-379 ед.хр.; Р-340 «РСУ»-223 ед.хр.; Р-318 «ДСПМК»-111 ед.хр.; Р-90 «Муниципальное образование «Вязовский сельсовет»-19 ед.хр.; Р-21 «Муниципальное образование «Титовский сельсовет»-13 ед.хр.; Р-31 «Муниципальное образование «Теребужский сельсовет»-15 ед.хр.; Р-24 «Муниципальное образование «Никольский сельсовет»-46 ед.хр.; Р-7 «Муниципальное образование «Крутовский сельсовет»-12 ед.хр.; Р-№332 «Муниципальное образование город Щигры»-216 ед.хр.; Р-9 «Управление финансов администрации Щигровского района»-13 ед.хр.; Р-342 «Администрация Щигровского района»-176 ед.хр.; Р-341 «Пригородненская РТП»-98 ед.хр.; Р-350 «Автоколонна»-338 ед.хр.; Р-336 «Щигрыагросервис»-137 ед.хр.; Р-359 «МУ МПП ЖКХ»-186 ед.хр.; Р-308 «СПК «Завет Ильича»-869 ед.хр.; Р-242 «Завод ЖБИ»-96 ед.хр.; Р-367 «Щигровская типография»-42 ед.хр.; Р-333 «ДЭП»-174 ед.хр.; Р-338 «МПМК по газификации»-123 ед.хр.; Р-365 «ПМК по МЖФ»-191 ед.хр.; Р-312 «Щигровский свинокомплекс»-60 ед.хр.; Р-13 «Колхоз им. Маяковского»-363 ед.хр.; Р-270 «СПК «Заря»-683 ед.хр.; Р-274 «Колхоз «Победа»-602 ед.хр.; Р-95 «Налоговая инспекция»-546 ед.хр.; Р-87 «Муниципальное образование «Косоржанский сельсовет»-34 ед.хр.; Р-362 «Отдел по опеке и попечительству администрации г. Щигры»-7 ед.хр.; Р-30 «Муниципальное образование «Мелехинский сельсовет»-4 ед.хр.; Р-335 «Отдел образования администрации г.Щигры»-21 ед.хр.; Р-324 «ОКУ «Центр занятости населения г.Щигры и Щигровского района»-38 ед.хр.; Р-302 «Управление аграрной политики, земельных и имущественных правоотношений»-27 ед.хр.; Р-279 «ОБУЗ Щигровская ЦРБ»-33 ед.хр.; Финансово-экономическое управление администрации города Щигры-18 ед.хр. Всего закартонировано 41572 ед.хр., что составляет 93% от общего количества.

Было улучшено физическое состояние: 250 ед.хр. 31-го фонда: мелкий ремонт-213 ед.хр., подшивка-37 ед.хр.   

Внесены изменения в 41 карточку учета работы с учреждениями, согласно списку учреждений-источников комплектования.

В отчетном периоде продолжена работа по оцифровке документов фонда Р-86 «Колхоз им. Свердлова Косоржанского сельсовета».

Оцифровано 216 ед.хр., кол-во листов- 11724.

Всего оцифровано- 620 ед.хр., 30812 листов.

Не была запланирована работа по каталогизации дел, так как велась работа по подготовке к сдаче документов ОКУ «Госархив Курской области» 2-х фондов.

 

3. Формирование Архивного фонда Курской области.

 

Организационно-методическое руководство архивами организаций.

 

Список организаций-источников комплектования за отчетный период уменьшился на 1 организацию, в связи с исключением из источников комплектования Межрайонной инспекции Федеральной налоговой службы № 8 по Курской области (протокол ЭПК от 24.11.2023 №12).

Фонды архивного отдела постоянно пополняются новыми документами по личному составу ликвидированных организаций. За отчетный период на хранение поступила 1 опись фонда Р-312 «СПК «Щигровский свинокомплекс». С организациями проводилась работа по оказанию практической и методической помощи в подготовке документов постоянного хранения и по личному составу для дальнейшей передачи в архивный отдел: МБОУ «Средняя общеобразовательная школа № 5 г. Щигры Курской области», Управление аграрной политики, земельных и имущественных правоотношений, Управление социального обеспечения администрации Щигровского района, Отдел опеки и попечительства администрации Щигрвоского района, Управление по делам культуры, молодежи и спорту администрации Щигровского района.

Даны рекомендации по составлению описей постоянного хранения и  по личному составу, разъяснен порядок передачи дел в архивный отдел.

В 2023 году поступило:

• 692 ед.хр. управленческих документов от 16 организаций- источников комплектования, в связи с истечением срока ведомственного хранения из них:

-11 по плану: Р-24 «Администрация Никольского сельсовета», Р-7 «Администрация Крутовского сельсовета», Р-9 «Управление финансов администрации Щигровского района», Р-324 «ОКУ «Центр занятости населения города Щигры и Щигровского района», Р-342 «Администрация Щигровского района Курской области», Р-332 «Администрация города Щигры», Р-302 «Управление аграрной политики, земельных и имущественных правоотношений», Р-335 «Отдел образования администрации города Щигры», Р-362 «Отдел по опеке и попечительству администрации города Щигры», Р-279 «ОБУЗ  «Щигровская ЦРБ», Р-326 «Финансово-экономическое управление администрации города Щигры»

-5 вне плана: Р-90 «Администрация Вязовского сельсовета», Р-21 «Администрация Титовского сельсовета», Р-31 «Администрация Теребужского сельсовета», Р-87 «Администрация Косоржанского сельсовета», Р-30 «Администрация Мелехинского сельсовета»;

• 60 ед. хр. по личному составу фонда «СПК Щигровский свинокомплекс», которые были переданы архивариусом Министерства сельского хозяйства Курской области по акту приема-передачи от 15 февраля 2023 года №1, согласно сдаточной описи от 13 февраля 2023 года №1.
• 24 фотодокумента различной тематики за 1989, 1991 годы /переданы АУКО «Редакция газеты «Районный вестник»/.

Все поступившие на хранение документы закартонированны. Установлены на металлические стеллажи, а в учетные документы внесены дополнения.

В 2023 году:

• Дополнительные помещения в организациях- источниках комплектования не выделялись и количество штатных сотрудников не изменилось.
• Согласно плану-графику проводились мероприятия по представлению для рассмотрения ЭПК архивного управления Курской области:

- 9  Положений об архиве и  ЭК:

-Администрации Щигровского района, Управления финансов администрации Щигровского района, АУ Курской области «Районный вестник», Отдела по опеке и попечительству администрации города Щигры, Управления социального обеспечения администрации Щигровского района, Управления аграрной политики, земельных и имущественных правоотношений, Финансово-экономического управления администрации города Щигры, Отдела образования администрации города Щигры, Управления образования администрации Щигровского района;

-1 Положений об архиве и ЭК вне плана: «ОКУ «Центр занятости населения города Щигры и Щигровского района»;

- 9-ти номенклатур дел: Администрации г.Щигры, Администрации Щигровского района, Управления образования Щигровского района, Отдела опеки и попечительства администрации Щигровского района, Управления   по делам культуры, молодежи и спорту администрации Щигровского района, Администрации Вишневского сельсовета, Администрации Мелехинского сельсовета, Администрации Большезмеинского сельсовета, Администрации Косоржанского сельсовета. Номенклатуры: Управления образования Щигровского района, Отдела опеки и попечительства администрации Щигровского района, Управления   по делам культуры, молодежи и спорту администрации Щигровского района не были представлены, т.к. данные организации в 2024 году  войдут в структуру администрации  района и отражены в номенклатуре Администрации Щигровского района.

-3-х номенклатур вне плана:  Мирового судьи судебного участка №2 судебного района г.Щигры и Щигровского района, Администрации Знаменского сельсовета, «ОКУ «Центр занятости населения города Щигры и Щигровского района».

Утверждены на заседаниях ЭПК архивного управления Курской области описи в количестве:  

- 985 ед.хр. дел постоянного хранения 16-и учреждений: Администрация города Щигры, Администрация Троицкокраснянского сельсовета, Администрация Кривцовского сельсовета, Администрация Никольского сельсовета, Администрация Теребужского сельсовета,  Мировой судья судебного участка №1 судебного района г.Щигры и Щигровского района, Мировой судья судебного участка №2 судебного района г.Щигры и Щигровского района, Щигровский районный суд, «ОКУ «Центр занятости населения города Щигры и Щигровского района», АУ «Курской области «Редакция газеты «Районный вестник», Отдел образования администрации города Щигры, Отдел по опеке и попечительству администрации города Щигры, Щигровская межрайонная прокуратура,         Администрация Щигровского района, Управление социального обеспечения администрации Щигровского района

- 547 ед.хр. по личному составу 16-ти учреждений: Администрация города Щигры, Администрация Троицкокраснянского сельсовета, Администрация Кривцовского сельсовета, Администрация Никольского сельсовета, Администрация Теребужского сельсовета,  Мировой судья судебного участка №1 судебного района г.Щигры и Щигровского района, Мировой судья судебного участка №2 судебного района г.Щигры и Щигровского района, Щигровский районный суд, «ОКУ «Центр занятости населения города Щигры и Щигровского района», АУ «Курской области «Редакция газеты «Районный вестник», Отдел образования администрации города Щигры, Отдел по опеке и попечительству администрации города Щигры, Щигровская межрайонная прокуратура, Администрация Щигровского района, Управление социального обеспечения администрации Щигровского района.

Согласно плана не представили описи 2 организации из 16-ти: Управление аграрной политики, земельных и имущественных правоотношений и МБОУ «СОШ №2 г.Щигры Курской области», по причине отсутствия ответственных за архив организаций. Вне плана описи представили 2 организации: Администрация Щигровского района и Управление социального обеспечения администрации Щигровского района.

В 2023 году количество документов в архивном отделе увеличилось на 745 ед.хр.:

       - уменьшилось на  7  ед.хр. постоянного хранения, т.к.  были   внесены в акты выделения к уничтожению документы с истекшим сроком хранения в результате переработки 2-х фондов: «Администрация Вязовского сельсовета», «Администрация Теребужского сельсовета» при подготовке их к сдаче в ОКУ «Госархив Курской области»;

       -увеличилось на 752 ед.хр.: в результате приема документов  постоянного хранения в количестве 692 ед.хр. от 16-ти организаций источников комплектования и 60 ед. хр. по личному составу фонда «СПК Щигровский свинокомплекс», которые были переданы архивариусом Министерства сельского хозяйства Курской области по акту приема-передачи от 15 февраля 2023 года №1, согласно сдаточной описи от 13 февраля 2023 года №1.

Не была запланирована, но проводилась работа по описанию и приему  фотодокументов  в  количестве 24 ед.хр.

В соответствии с планом- графиком оказания методической помощи организациям, предприятиям – источникам комплектования архивного отдела Администрации Щигровского района на 2023 год начальником архивного отдела было осуществлено посещение 6 организаций в целях оказания методической помощи по экспертизе и отбору документов в состав Архивного фонда Российской Федерации и подготовке их к передаче на постоянное хранение: ОКУ «Центр занятости населения г. Щигры и Щигровского района» (2 выхода),  отдел образования администрации города Щигры, ОБУЗ «Щигровская ЦРБ» (3 выхода), Управление аграрной политики, земельных и имущественных правоотношений администрации Щигровского района, Муниципальное бюджетное общеобразовательное учреждение «Средняя общеобразовательная школа № 5 г. Щигры Курской области (3 выхода), Администрация Знаменского сельсовета.  

Начальник архивного отдела приняла участие и выступила 22 февраля 2023 г. на семинаре, проводимом в администрации Щигровского района со специалистами отделов по вопросу оказания методической помощи по экспертизе и отбору документов в состав Архивного фонда Российской Федерации и подготовке их к передаче на постоянное хранение /10 присутствующих/.        

• Проведено 82 консультации в архивном отделе с лицами, ответственными за архив и делопроизводство в организациях-источниках комплектования отдела по вопросам уточнения сроков хранения документов, составления описей, исторических справок, оформления документов, заполнения паспортов архивов учреждений и др.

 

4.Автоматизированные архивные технологии.

Создание учетных БД и НСА. 

 

Обеспечивалось своевременное внесение информации в базу данных «Архивный фонд» (версия 5.0) и поддержании доли архивных фондов муниципального архива, внесенных в базу данных «Архивный фонд» на уровне 100 процентов. Внесены в базу данных поступившие в 2023 году 776 ед.хр. Всего в БД «Архивный фонд 5.0» занесено 201 фонд, 330 описей, 44989 ед.хр. Работники архивного отдела используют программный комплекс «Архивный фонд» в практике, а именно пользуются электронными описями при исполнении запросов граждан.

Объем – 340 Мгб. Диск с резервной копией БД «Архивный фонд 5.0» прилагается.

Тематические базы в архивном отделе не установлены.

На сайте администрации муниципального образования «Щигровский район» в 2016 году создан подраздел архивного отдела в разделе «Администрация муниципального образования». Количество посещений подраздела архивного отдела указать не возможно, т.к. счетчик посещений не установлен. В 2023 году была создана страница архивного отдела в социальной сети «ВКонтакте». Количество посещений страницы «ВКонтакте» за отчетный период-150000.

 

5. Научная информация и использование документов

 

Согласно плана проведения мероприятий по популяризации архивных документов работниками архивного отдела в 2023 году:

  -подготовлена и опубликована статья «Календарь знаменательных дат на 2024 год» опубликована на сайте администрации Щигровского района и в социальной сети «ВКонтакте» (март 2023 г.);

 -на странице архивного отдела в социальной сети «ВКонтакте» опубликованы фотографии фонда Р-334 «Фонд фотодокументов», статьи из газет прошлых лет и информации о мероприятиях, проводимых сотрудниками архивного отдела;

-10 марта 2023 г. в День «открытых дверей» была проведена экскурсия «Наша работа», посетители ознакомились с выставкой «Архив: время, события, лица». На стенде можно было увидеть фото людей , прославивших наш район своими именами- герои труда, писатели и поэты, руководители предприятий (всего посетителей-15).

-опубликована статья «Сохраним историю вместе» в газете «Районный вестник» от 21 апреля 2023 г.;

 -8 декабря 2023 г. с учащимися 6 класса МБОУ ««Средняя общеобразовательная школа № 2 г. Щигры Курской области» был проведен урок «Из семейного архива». Цель урока- стимулировать в ребятах желание беречь, хранить, изучать историю своей семьи в совокупности с историей своей Родины (всего учащихся-26). Все мероприятия плана выполнены.

Одним из приоритетных направлений деятельности архивного отдела по-прежнему остается работа по предоставлению архивной информации гражданам. Основной формой использования архивных документов в текущем году являлось исполнение социально-правовых запросов. Исполнением запросов занимаются все работники отдела. На исполнение запросов социально-правового характера в течение года использован основной бюджет рабочего времени архивистов.

• при 37-ми посещениях архивного отдела, 9-ти пользователям было выдано 450 ед.хр. 24-х  фондов (читального зала не имеется);
• специалистами отдела принято 28 посетителей;
• исполнено 1148 запросов социально-правового характера, из них   975 положительных, все исполнены в срок;
• исполнено 65 запросов тематического характера, из них 22 положительных, все исполнены в срок.

Всего исполнено  1213 запроса, из них 997 положительных.

Всего пользователей архивной информации –1250, при исполнении запросов граждан и организаций сотрудниками отдела  выдано из хранилищ 5200 ед.хр. Всего использовалось в работе сотрудниками отдела для плановых мероприятий  5250 ед.хр.

 

6. Научно-методическое обеспечение. Повышение квалификации кадров.

 

В течение отчетного периода осуществлялась работа по внедрению и применению в практической работе сотрудниками муниципального архива:

- Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях» утвержденных приказом Федерального архивного агентства от 02.03.2020 №24, зарегистрировано в Минюсте России 20.05.2020 № 58396.

- Порядка признания документов Архивного фонда Российской Федерации находящимися в неудовлетворительном физическом состоянии, утвержденного приказом Федерального архивного агентства от 25.06.2020 № 75, зарегистрирован Минюстом России 04.08.2020 № 59164.

- Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утвержденных приказом Федерального архивного агентства от 20.12.2019 № 236, зарегистрированы в Минюсте России от 06.02.2020 № 57449.

- Инструкции по применению Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденной приказом Федерального архивного агентства от 20.12.2019 № 237.

- Правил делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления, утвержденных приказом Федерального архивного агентства от 22.05.2019 № 71, зарегистрировано в Минюсте России 27.12.2019 № 57023.

- Примерной инструкции по делопроизводству в государственных организациях, утвержденной приказом Федерального архивного агентства от 11.04.2018 № 44, зарегистрировано в Минюсте России 17.08.2018 № 51922.

-Методических рекомендаций по разработке инструкции по делопроизводству в государственных органах, органах местного самоуправления (утверждены приказом Росархива от 24 декабря 2020 г. № 199).

- Примерного положения об архиве организации, утвержденного приказом Федерального архивного агентства от 11 апреля 2018 года № 42 и зарегистрированного в Минюсте России 15.08.2018 № 51895.

- Примерного положения об экспертной комиссии организации, утвержденного приказом Федерального архивного агентства от 11 апреля 2018 года № 43, зарегистрированного в Минюсте России 15.08.2018 № 51357.

          -Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях, утвержденных приказом Росархива от 31.07.2023 №77;

           -Типовых норм времени и выработки на работы (услуги), выполняемые (оказываемые) государственными и муниципальными архивами, утвержденных приказом Росархива от 01.07.2022 №77.

- Методических рекомендаций к Правилам организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях. Одобрены Комиссией Росархива по научно-исследовательской и методической работе. / Росархив, ВНИИДАД. –М., 2021.

- Методических рекомендаций по комплектованию, описанию, учету и использованию документов личного происхождения в государственных и муниципальных архивах / Росархив, ВНИИДАД. – М., 2021.

- Порядка использования архивных документов в государственных и муниципальных архивах Российской Федерации, утвержденный приказом Федерального архивного агентства от 01.09.2017 № 143, зарегистрировано в Минюсте России 01.11.2017 № 48765).

Сотрудники архивного отдела повышали свою квалификацию на ежемесячной учебе, проводимой администрацией Щигровского района, а также самостоятельно, изучая и используя в работе нормативно-методические документы архивного управления Курской области.

Обучение в вузах для получения второго высшего образования и  аттестация работников архивного отдела в 2023 году не планировалась и не проводилась.

 

Начальник архивного отдела                                                                Е.А. Полевая

 

19.12.2023

 

 

 

 

 

 

 

 

Отчет о выполнении основных направлений развития архивного дела в архивном отделе Администрации Щигровского района за 2022 год

      

1. Государственное регулирование развития архивного дела

 

В 2022 году работа архивного отдела строилась в соответствии с: Федеральным законом «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ; Законом Курской области «Об архивном деле в Курской области» от 30 ноября 2015 года №118-ЗКО; «Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук», утвержденными приказом Росархива от 2 марта 2020 г. №24; решениями коллегии, приказами архивного управления Курской области; положением об архивном отделе администрации Щигровского района от 15 марта 2006 года,  должностными инструкциями, а также использовали в работе информационно-методические документы архивного управления Курской области.

Работа архивного отдела была направлена на сохранение, пополнение и использование документов Архивного фонда Щигровского района и г. Щигры, комплектование фондов документами постоянного хранения, своевременное исполнение запросов, поступающих  в архив.

За 2022 год изменений в названии, подчиненности, организационно-правовой форме не произошло.

При исполнении  социально-правовых и тематических запросов от юридических и физических лиц работники отдела руководствовались Административными Регламентами: по предоставлению муниципальной услуги «Предоставление архивной информации по документам Архивного фонда Курской области и другим архивным  документам (выдача архивных справок, архивных выписок и архивных копий)» (утвержден постановлением администрации Щигровского района Курской области от 9 августа 2018 г. №398) и методическими рекомендациями «Исполнение запросов социально-правового характера» (ВНИИДАД, М.,2011).

Согласно закону Курской области от 21 декабря 2005 г. №98-ЗКО (ред. от 15.09.2010, с изм. от 12.12.2011) «О наделении органов местного самоуправления муниципальных образований Курской области отдельными государственными полномочиями Курской области в сфере архивного дела» архивному отделу администрации Щигровского района была предоставлена субвенция на осуществление отдельных государственных полномочий Курской области в сфере архивного дела на 2022 год в сумме – 300729 руб., из них израсходовано на 01.01.2023:

- на заработную плату и начисления на оплату труда главного специалиста-эксперта – 300729 руб.

Работники архивного отдела продолжали работу с клиентской службой (на правах отдела) в г. Щигры Отделения ПФР по Курской области в электронном виде по программе YipNet, так же активно взаимодействовали с Автономным учреждением Курской области "Многофункциональный центр по предоставлению государственных и муниципальных услуг".      

Работники архивного отдела принимали участие в расширенных заседаниях коллегии, семинарах, проводимых архивным управлением Курской области.

Архивный отдел администрации Щигровского района размещался  в приспособленном помещение расположенном по адресу: ул. Луначарского, д.5, г. Щигры, 306530. Так же имелось одно хранилище в безвозмездном пользовании, выделенное администрации Щигровского района Курской области распоряжением администрации города Щигры Курской области № 437-р от 14.12.2016 г. по адресу: ул. Большевиков, д.10а, г. Щигры (10 кв.м.).

Площадь арендуемого нежилого помещения по адресу: ул. Луначарского д. 5 составляет 335,32 кв.м., из них 303,27 кв.м. находятся в подвальном помещении: хранилища (210 кв.м.), кабинеты приема документов и работы с документами (34.6 кв.м.), так же подсобные помещения, санузел (58,67 кв.м.) Имеется на 2 –м этаже нежилое помещение 32,05 кв.м., которое разделено стеклянными перегородками на 3 кабинета: для специалистов отдела - 17,4 кв.м. и 5,25 кв.м., начальника отдела- 9,2 кв.м. Площадь хранилищ не изменилась.

Штатная численность работников муниципального архива не изменилась.

 

2.Обеспечение сохранности и государственный учет документов Архивного фонда Российской Федерации

 

В 2022 году на основании муниципальной программы «Сохранение и развитие архивного дела в Щигровском районе Курской области на 2022-2026 годы», которая утверждена постановлением Администрации Щигровского района от 23 сентября 2021 года №551  было запланировано и принято по трудовым договорам об оказании услуг 2 человека на сумму 397 142, 92 руб. 

Во исполнение данной программы приобретено в 2022 году:

-ремонт принтера-14 870 руб.,

- 3 гигрометра на сумму- 1860 руб.,

- канцтовары  на сумму –68508,40 руб.,

-VipNet на сумму-7700 руб.,

-картриджи- 8760 руб.,

- короба- 98233 руб.,

-интернет- 67500 руб.

Возмещалась арендная плата за помещение архивного отдела на сумму – 1 333 875 руб.

Всего по программе запланировано 1 998 449  руб., потрачено 1 998 449  руб.

Распоряжением Администрации Щигровского района от 06.12.2022 г. №193-р утвержден Порядок организации сохранности документов архивного отдела Администрации Щигровского района в условиях чрезвычайных ситуаций. В котором прописаны: план мероприятий по эвакуации и укрытию архивных документов при чрезвычайных ситуациях; перечень действий работников архивного отдела при чрезвычайных ситуациях; инструкция о мерах пожарной безопасности в архивном отделе Администрации Щигровского района; а также утвержден Перечень и количество документов, подлежащих эвакуации и укрытию в 1, 2, 3-ю очереди.  

Перечень и количество документов, подлежащих эвакуации и укрытию в 1, 2, 3-ю очереди

N очереди	Перечень документов	Количество документов
1	Учетные документы архивного отдела: карточки фондов листы фондов дела фондов книга учета поступления и выбытия документов реестр описей описи дел паспорт архива паспорта архивохранилищ	201 201 201   1 1 420 1 3
2	Архивные документы постоянного хранения	27884
3	Архивные документы по личному составу (срок хранения 75/50 лет)	15616

 

Определено место эвакуации документов архивного отдела администрации Щигровского района- здание Администрации Пригородненского сельсовета Щигровского района по адресу: Щигровский район, сл. Пригородняя, ул. Комарова, д.88

Для упаковки документов в случае ЧС в наличии имеются: мешки-700 штук, короба-300 штук (размер в29,5хш48хг32,5 см)

В администрации Щигровского района имеются в наличии противогазы для работников архивного отдела.

В архивохранилищах №1 и №2 хранились документы постоянного срока хранения действующих организаций, чьи фонды ежегодно пополнялись и по личному составу ликвидированных организаций, которые использовались для исполнения социально-правовых и тематических запросов граждан. В архивохранилище №3 были размещены документы  постоянного срока хранения недействующих организаций, чьи фонды уже не пополнялись и использовались эти документы реже, чем какие-либо другие, хранящиеся в архивном отделе.

Архив оснащен семью порошковыми огнетушителями марки ОП-4  (3)-АВСЕ-01. Правила пожарной безопасности работниками соблюдались.

Показания гигрометров ежедневно фиксировались в журналах учета температурно-влажного режима. Вопрос организации хранения документов в соответствии с нормативными требованиями  по поддержанию температурно-влажностного режима остается нерешенным. Система вентиляции воздуха в хранилищах подвального помещения с данной проблемой не справляется. Обеспечение температурно-влажностного режима в архивохранилищах можно решить посредством установки системы промышленного кондиционирования воздуха. Установка промышленного кондиционера запланировано на 2023 год.    

Помещения проветривались, проводилась влажная уборка, обеспыливание. Порчи документов в архиве не обнаружено. Хранилища оборудованы металлическими стеллажами. Общая протяженность металлических стеллажных полок 884 погонных метра. Все хранящиеся в архивном отделе документы 44220 ед.хр. размещены на металлических стеллажах, 28612 ед.хр. закартонированы. Архивохранилища оснащены пофондовыми и постелажными указателями.

В архивном отделе велись учетные документы. Основными из них являлись: книга учета поступления документов, список фондов, листы фондов, карточки фондов, паспорт архива, дела фондов, описи дел, документов, реестр описей дел, документов, паспорта архивохранилищ.

В 2022 году работниками архивного отдела проведены:

-29 плановых проверок наличия дел в 29 фондах: Р-302 «Управление аграрной политики администрации Щигровского района»-886 ед.хр., Р-325 «Избирательные комиссии всех уровней по Щигровскому району и г. Щигры»-1116 ед.хр., Р-1 «Кривцовская МТС Курского областного управления сельского хозяйства»-167 ед.хр., Р-2 «Охочевская МТС Курского областного управления сельского хозяйства»-134 ед.хр., Р-3 «Мелехинская МТС Курского областного управления сельского хозяйства»-132 ед.хр., Р-4 «Щигровская МТС Курского областного управления сельского хозяйства»-183 ед.хр., Р-12 «Щигровский мясокомбинат Курского треста мясной промышленности (убойный цех)»-9 ед.хр., Р-16 «Щигровский филиал акционерного общества закрытого типа (АОЗТ) «Тетра»-9 ед.хр., Р-23 «Колхоз 1-е мая» Озерского сельсовета -13 ед.хр., Р-28 «Земельный отдел исполнительного комитета Щигровского районного Совета депутатов трудящихся»-18 ед.хр., Р-32 «Сельскохозяйственная артель (колхоз) им. Димитрова Мелехинского сельсовета»-21 ед.хр., Р-36 «Сельскохозяйственная артель (колхоз) «5 лет 4 года» Охоческого сельсовета-1 ед.хр., Р-37 «Сельскохозяйственная артель (колхоз) «Красный октябрь» Охочевского сельсовета-2 ед.хр., Р-38 «Межрайонное объединение оросительно-осушительных систем»-29 ед.хр., Р-39 «Сельскохозяйственная артель (колхоз) «8-е Марта» Охочевского сельсовета-2 ед.хр., Р-40 «Сельскохозяйственная артель (колхоз) «Дружные ребята» Охочевского сельсовета-3 ед.хр., Р-41 «Сельскохозяйственная артель (колхоз) им. Серафимовича Охочевского сельсовета»-2 ед.хр., Р-42 «Колхоз «Путь к коммунизму» Озерского сельсовета Щигровского района-6 ед.хр., Р-43 «Колхоз им. Вильямса Озерского сельсовета-8 ед.хр., Р-44 «Колхоз «Идея Ленина» Озерского сельсовета-11 ед.хр., Р-45 «Сельскохозяйственная артель (колхоз) им. Спартака Никольского сельсовета-1 ед.хр., Р-46 «Сельскохозяйственная артель (колхоз) им. Дзержинского Никольского сельсовета-2 ед.хр., Р-47 «Инспекция по сельскому хозяйству исполнительного комитета Щигровского районного Совета депутатов трудящихся Курской области»-15 ед.хр., Р-48 «Колхоз им. Калинина Мелехинского сельсовета-2 ед.хр., Р-50 «Сельскохозяйственная артель (колхоз) им. Кагановича Пригородненского сельсовета»-7 ед.хр., Р-51 «Колхоз «ОГПУ» Семеновского сельсовета»-3 ед.хр., Р-53 «Сельскохозяйственная артель (колхоз) им. Калинина Большезмеинского сельсовета»-1 ед.хр., Р-54 «Сельскохозяйственная артель (колхоз) «3-й год пятилетки» Мелехинского сельсовета»-18 ед.хр., Р-55 «Сельскохозяйственная артель (колхоз) «Красный герой» Озерского сельсовета»-2 ед.хр. Всего по плану проверено-2803 ед.хр.

-94 внеплановых проверок в 94 фондах. В ходе проверки наличия и состояния дел оформлено 123 акта и листов проверок, составлены итоговые записи в описях дел, выявлены дела, требующие подшивки. Все дела проверяемых фондов находятся на месте, поэтому мероприятия по розыску необнаруженных дел не проводились. Состояние дел удовлетворительное. Составлено 129 карточек учета архивных документов на бумажной основе с повреждениями носителя.

В течение отчетного периода была продолжена выверка учетных документов 123 фондов, упорядочение дел фондов, наблюдательных дел.

В 2022 году закартонированы 9292 ед.хр. 93 фондов: Р-362 «Отдел по опеке и попечительству администрации г. Щигры»-25 ед.хр.; Р-108 «Управление образования администрации Щигровского района»-405 ед.хр.; Р-344 «Управление социальной защиты администрации г.Щигры»-19 ед.хр.; Р-290 «Редакция газеты «Районный вестник»-200 ед.хр.; Р-293 «Щигровская межрайонная прокуратура»-4 ед.хр.; Р-35 «Управление по делам культуры, молодежи и спорту администрации Щигровского района»-345 ед.хр.; Р-301 «Щигровская территориальная профсоюзная организация работников культуры»-22 ед.хр.; Р-335 «Отдел образования администрации г.Щигры»-216 ед.хр.; Р-285 «МОУ СОШ №2 г.Щигры»-23 ед.хр.; Р-96 «Муниципальное образование «Вышнеольховатский сельсовет»-43 ед.хр.; Р-31  Муниципальное образование «Теребужский сельсовет»-47 ед.хр.; Р-87 Муниципальное образование «Косоржанский сельсовет»-14 ед.хр.; Р-342 «Администрация Щигровского района»-61 ед.хр.; Р-302 «Управление аграрной политики, земельных и имущественных правоотношений администрации Щигровского района»-1074 ед.хр., Р-325 «Фонд избирательных комиссий всех уровней Щигровского района»-331 ед.хр.; Р-368 «Щигровские коммунальные сети»-56 ед.хр.; Р-29 «Муниципальное образование «Пригородненский сельсовет»-43 ед.хр.; Р-72 «Муниципальное образование «Касиновский сельсовет»-45 ед.хр.; Р-17 «Муниципальное образование «Защитенский сельсовет»-72 ед.хр.; Р-70 «Муниципальное образование «Знаменский сельсовет»-31 ед.хр.; Р-25 «Муниципальное образование «Большезмеинский сельсовет»-15 ед.хр.; Р-90 «Муниципальное образование «Вязовский сельсовет»-46 ед.хр.; Р-94 «Муниципальное образование «Троицкокраснянский сельсовет»-32 ед.хр.; Р-27 «Муниципальное образование «Кривцовский сельсовет»-26 ед.хр.; Р-343 «Представительное собрание Щигровского района»-38 ед.хр.; Р-323 «Щигровская дирекция районной киносети Курского областного управления киносети»-56 ед.хр.; Р-310 «Архивный отдел администрации Щигровского района»-70 ед.хр.; Р-300 «Щигровский районный комитет профсоюзов рабочих и служащих сельского хозяйства»- 106 ед.хр.; Р-304 «Колхоз «23-партсъезд»-249 ед.хр.; Р-274 «Колхоз «Победа»-177 ед.хр.; Р-277 «Колхоз «Путь к коммунизму»-196 ед.хр.; Р-278 «Колхоз им. Кирова»-188 ед.хр.; Р-280 «Колхоз им. Калинина»-197 ед.хр.; Р-Р-281 «Колхоз им. Димитрова»-221 ед.хр.; Р-282 «Колхоз им. Чапаева»-165 ед.хр.; Р-130 «Администрация Щигровского района»-42 ед.хр.; Р-297 «Щигровский детский дом»-40 ед.хр.; Р-266 «Администрация г. Щигры»-190 ед.хр.; Р-360 «Магазин «Строймонтажсервис»-10 ед.хр.; Р-№61 «Щигровский районный узел связи»-123 ед.хр.; Р-271 «Мехлесхоз»-2 ед.хр.; Р-262 «Щигровская сельхозтехника»-78 ед.хр.; Р-9 «Финотдел»-142 ед.хр.; Р-328 «Щигровский отдел капитального строительства»-16 ед.хр.; Р-316 «ТОО Строитель»-60 ед.хр.; Р-6 «Отдел статистики»-40 ед.хр.; Р-302 «Управление сельского хозяйства района»-77 ед.хр.; Р-10 «Райуполминзаг»-32 ед.хр.; Р-74 «Советская лесозащитная станция»-35 ед.хр.; Р-97 «Гослесопитомник»-16 ед.хр.; Р-98 «Щигровская ИПС»-20 ед.хр.; Р-106 «Сельхозснаб»-17 ед.хр.; Р-107 «Щигровский райисполком»-76 ед.хр.; Р-317 «Щигровская нефтебаза»-46 ед.хр.; Р-267 «Охочевский племопитомник»-272 ед.хр.; Р-13 «Колхоз им. Маяковского»-255 ед.хр.; Р-14 «Колхоз «Путь Ленина»-220 ед.хр.; Р-26 «Колхоз «Дружба»-158 ед.хр.; Р-33 «Колхоз им. Н. Островского»-255 ед.хр.; Р-348 «ООО Сельхозмонтажналадка»-14 ед.хр.; Р-349 «Газэнергострой»-23 ед.хр.; Р-105 «Райторготдел»-14 ед.хр.; Р-315 «Комитет по управлению имуществом администрации Щигровского района»-4 ед.хр.; Р-100 «Фермерские хозяйства»-22 ед.хр.; Р-76 «Колхоз им. Ленина»-246 ед.хр.; Р-356 «ООО Стройцентр»-30 ед.хр.; Р-270 «Колхоз «Россия»-200 ед.хр.; Р-19 «Муниципальное образование «Охочевский сельсовет»-15 ед.хр.; Р-7 «Муниципальное образование «Крутовский сельсовет»-29 ед.хр.; Р-24 «Муниципальное образование «Никольский сельсовет»-11 ед.хр.;  Р-21 «Муниципальное образование «Титовский сельсовет»-28 ед.хр.; Р-21 «Муниципальное образование «Вишневский сельсовет»-16 ед.хр.; Р- 369 «АО «Щигрыавтотранс»-73 ед.хр.; Р-269 «Управление соцобеспечения администрации Щигровского района»-19 ед.хр.; Р-30 «Муниципальное образование «Мелехинский сельсовет»-13 ед.хр.; Р-355 «Отдел опеки и попечительства администрации Щигровского района»-12 ед.хр.; Р-352 «Мировой Судья судебного участка №1 судебного района г. Щигры и Щигровского района»-73 ед.хр.; Р-5 «Муниципальное образование «Озерский сельсовет»-19 ед.хр.; Р-292 «Щигровский районный суд»-44 ед.хр.; Р-351 «Мировой Судья судебного участка №2 судебного района г. Щигры и Щигровского района»-34 ед.хр.; Р-226 «Финансово-экономическое управление администрации г.Щигры»-16 ед.хр.; Р-1 «Кривцовская МТС»-167 ед.хр.; Р-3 «Мелехинская МТС»-132 ед.хр.; Р-99 «Частное предприятие «Орион»-5 ед.хр.; Р-319 «ООО «Фацелия»-2 ед.хр.; Р-358 «Редакция радиопрограммы «Щигровские вести»-3 ед.хр.; Р-357 «ЗАО «Геовирт»-12 ед.хр.; Р-68 «ИП «Спектр»-12 ед.хр.; Р-309 «Филиал «АОЗП «Дилижанс»-134 ед.хр.; Р-2 «Охочевская МТС»-43 ед.хр.; Р-15 «Отдел по строительству в колхозах»-4 ед.хр.; Р-126 «Фирма «Содружество»-183 ед.хр.; Р-4 «Щигровская МТС»-45 ед.хр.; Р-65 «Колхоз им. Фрунзе Мелехинского сельсовета»-11 ед.хр.; Р-55 «Колхоз «Красный октябрь»-11 ед.хр.; Р-44 «Колхоз «Идея Ленина» Озерского сельсовета»-8 ед.хр.; Р-43 «Колхлз им. Вильямса»8 ед.хр.; Р-23 «Колхоз «1 мая» Озерского сельсовета»-13 ед.хр.; Р-54 «Колхоз «3-й год пятилетки» Мелехинского сельсовета» -18 ед.хр.; Р-32 «Колход им.Димитрова»-50 ед.хр.; Р-82 «Колхоз им. Шевченко»-76 ед.хр.; Р-69 «Колхоз им.Ленина Никольского сельсовета»-18 ед.хр.; Р-73 «Колхоз им. Сталина Пригородненского сельсовета»-22 ед.хр.; Р-42 «Колхоз «Путь к социализму»-6 ед.хр.; Р-102 «Колхоз «Власть Советам» Пригородненского сельсовета»-7 ед.хр.; Р-93 «Сельхозартель «Борец»-10 ед.хр.; Р-81 «Колхоз им. Котовского»-18 ед.хр.; Р-34 «Колхоз им. Мичурина»-83 ед.хр.; Р-ОАО «МСО»-129 ед.хр.; Р-78 «Колхоз «Зарево» 2 ед.хр.; Р-80 «Колхоз им. Ворошилова»-4 ед.хр.; Р-50 «Колхоз им. Кагановича»-7 ед.хр.; Р-37 «Колхоз «Красный Октябрь»-2 ед.хр.; Р-39 «Колхоз «8 Марта»-2 ед.хр.; Р-53 «Колхоз им. Калинина»-2 ед.хр.; Р-79 «Колхоз «Прогресс»-6 ед.хр.; Р-51 «Колхоз «ОГУП» Семеновского сельсовета»-3 ед.хр.; Р-49 «Колхоз «Заря»-8 ед.хр.; Р-60 «Колхоз «17 партсъезд»-2 ед.хр.; Р-83 «Колхоз «3-й год пятилетки» Пригородненского сельсовета»-1 ед.хр.; Р-71 «Колхоз им.Сталина»-35 ед.хр.; Р-75 «Колхоз им.Сталина»-28 ед.хр.; Р-277 «СПК «Новый путь»-115 ед.хр. Всего закартонировано 28612 ед.хр., что составляет 65% от общего количества.

Было улучшено физическое состояние: 450 ед.хр. 31-го фонда: мелкий ремонт-294 ед.хр., подшивка-156 ед.хр.   

Внесены изменения в 41 карточку учета работы с учреждениями, согласно списку учреждений-источников комплектования.

В отчетном периоде продолжена работа по оцифровке документов нормативно-правовых актов муниципальных образований Щигровского района.

Оцифровано 162 ед.хр., кол-во листов- 6171 из них:

-Ф.Р-90 «Муниципальное образование «Вязовский сельсовет»- 39 ед.хр.;

-Ф.Р-72 «Муниципальное образование «Касиновский сельсовет»-21 ед.хр.;

-Ф.Р-87 «Муниципальное образование «Косоржанский сельсовет»-17 ед.хр.;

-Ф Р-27 «Муниципальное образование «Кривцовский сельсовет»- 21 ед.хр.;

-Ф Р-30 «Муниципальное образование «Мелехинский сельсовет»- 19 ед.хр.;

-Ф Р-29 «Муниципальное образование «Пригородненский сельсовет»-18 ед.хр.;

-Ф Р-5 «Муниципальное образование «Озерский сельсовет»- 9 ед.хр.;

-Ф Р-24 «Муниципальное образование «Никольский сельсовет»- 18 ед.хр.

 Всего оцифровано- 404 ед.хр., 19088 листов.

 Не были запланированы и не проводились мероприятия по каталогизации дел, так как велась работа по подготовке к сдаче документов ОКУ «Госархив Курской области» 3-х фондов.

 

3. Формирование Архивного фонда Курской области.

 

Организационно-методическое руководство архивами организаций.

 

Список организаций-источников комплектования за отчетный период не изменялся.

Фонды архивного отдела постоянно пополняются новыми документами по личному составу ликвидированных организаций. За отчетный период на хранение потупило 2 фонда, 2 описи: Р-368 «ООО Щигровские коммунальные сети», Р-369 «АО Щигрыавтотранс». С организациями проводилась работа по оказанию практической и методической помощи в подготовке документов по личному составу для дальнейшей передачи в архивный отдел: ООО Щигровские коммунальные сети, АО Щигрыавтотранс. Даны рекомендации по составлению описей по личному составу, разъяснен порядок передачи дел в архивный отдел.

В 2022 году поступило 909 ед.хр. от 31 организации- источника комплектования из них:

-9 по плану: Р-31 «Администрация Теребужского сельсовета», Р-27 «Администрация Кривцовского сельсовета Щигровского района», Р-70 «Администрация Знаменского сельсовета Щигровского района», Р-7 «Администрация Крутовского сельсовета», Р-19 «Администрация Охочевского сельсовета», Р-269 «Управление социального обеспечения администрации Щигровского района», Р-342 «Администрация Щигровского района», Р-351»Мировой Судья судебного участка №1 судебного района г. Щигры и Щигровского района», Р-352 «Мировой Судья судебного участка №2 судебного района г. Щигры и Щигровского района».

-22 вне плана: Р-302 «Управление аграрной политики, земельных и имущественных правоотношений администрации Щигровского района», Р-285 «МБОУ «СОШ №2 г. Щигры», Р-335 «Отдел образования администрации г. Щигры », Р-293 «Щигровская межрайонная прокуратура», Р-17 «Администрация Защитенского сельсовета Щигровского района», Р-25 «Администрация Большезмеинского сельсовета», Р-94 «Администрация Троицкокраснянского сельсовета Щигровского района», Р-344 «Отдел социальной защиты населения г. Щигры», Р-292 «Щигровский районный суд», Р-326 «Финансово-экономическое управление администрации г. Щигры», Р-35 «Управление по делам культуры, молодежи и спорту администрации Щигровского района», Р-343 «Представительное собрание Щигровского района», Р-5 «Администрация Озерского сельсовета», Р-90 «Администрация Вязовского сельсовета», Р-335 «Отдел опеки и попечительства администрации Щигровского района», Р-72 «Администрация Касиновского сельсовета Щигровского района», Р-29 Администрация Пригородненского сельсовета Щигровского района», Р-108 «Администрация Вышнеольховатского сельсовета Щигровского района», Р-8 «Администрация Вишневского сельсовета Щигровского района», Р-21 «Администрация Титовского сельсовета Щигровского района», Р-24 « Администрация Никольского сельсовета Щигровского района», Р-108 «Управление образования Щигровского района»

Все поступившие на хранение документы закартонированны. Установлены на металлические стеллажи, а в учетные документы внесены дополнения.

В 2022 году:

• Дополнительные помещения в организациях источниках комплектования не выделялись и количество штатных сотрудников не изменилось.
• Согласно плану-графику проводились мероприятия по представлению для рассмотрения ЭПК архивного управления Курской области:

- Положение об архиве и Положение об ЭК Администрации Пригородненского сельсовета;

- 1-ой номенклатуры дел: Администрации г.Щигры Курской области,  но в связи с отсутствием ответственного за делопроизводство по причине болезни в данной организации   номенклатура представлена не была.

Утверждены на заседаниях ЭПК архивного управления Курской области описи в количестве:  

- 1438 ед.хр. дел постоянного хранения 28-и учреждений: Администрация Пригородненского сельсовета, Администрация Касиновского сельсовета, Администрация Большезмеинского сельсовета, Представительное Собрание Щигровского района, управление финансов Щигровского района, Межрайонная инспекция Федеральной налоговой службы №8 по Курской области, Администрация Вишневского сельсовета, отдел соцзащиты населения администрации г. Щигры, Щигровская ЦРБ, Администрация Косоржанского сельсовета, Администрация Вязовского сельсовета, Администрация Защитенского сельсовета, Администрация Знаменского сельсовета, Администрация Вышнеольховатского сельсовета, отдел опеки и попечительства администрации Щигровского района, Администрация Теребужского сельсовета, Администрация Мелехинского сельсовета, управление по делам культуры, молодежи и спорту администрации Щигровского района, Администрации г. Щигры, управление образования администрации Щигровского района, Администрация Щигровского района, финансово-экономическое управление администрации г.Щигры, Администрация Охочевского сельсовета, Администрация Озерского сельсовета, Администрация Титовского сельсовета, Администрация Крутовского сельсовета, Администрация Никольского сельсовета, Администрация Кривцовского сельсовета.

- 249 ед.хр. по личному составу 28-ти учреждений: Администрация Пригородненского сельсовета, Администрация Касиновского сельсовета, Администрация Большезмеинского сельсовета, Представительное Собрание Щигровского района, управление финансов Щигровского района, Межрайонная инспекция Федеральной налоговой службы №8 по Курской области, Администрация Вишневского сельсовета, отдел соцзащиты населения администрации г. Щигры, Щигровская ЦРБ, Администрация Косоржанского сельсовета, Администрация Вязовского сельсовета, Администрация Защитенского сельсовета, Администрация Знаменского сельсовета, Администрация Вышнеольховатского сельсовета, отдел опеки и попечительства администрации Щигровского района, Администрация Теребужского сельсовета, Администрация Мелехинского сельсовета, управление по делам культуры, молодежи и спорту администрации Щигровского района, Администрации г. Щигры, управление образования администрации Щигровского района, Администрация Щигровского района, финансово-экономическое управление администрации г.Щигры, Администрация Охочевского сельсовета, Администрация Озерского сельсовета, Администрация Титовского сельсовета, Администрация Крутовского сельсовета, Администрация Никольского сельсовета, Администрация Кривцовского сельсовета.

По плану 16-учреждений, вне плана-12.

В 2022 году количество документов в архивном отделе увеличилось на 151 ед.хр., в т.ч.

- уменьшилось на 1008 ед.хр. постоянного хранения, т.к. были переданы документы в ОКУ «Госархив Курской области» 3-х фондов:

625 ед.хр. фонда «Щигровский районный Совет народных депутатов»

75 ед.хр. фонда «Администрация города Щигры»

308 ед.хр. фонда «Администрация исполнительной государственной власти Щигровского района».

- увеличилось на 1159 ед.хр. результате приема документов  постоянного хранения в количестве 909 ед.хр. от 33-ти организаций источников комплектования; документов возвращенных СУ СК России по Курской области 48 ед.хр. постоянного хранения фонда «Муниципальное образование «Никольский сельсовет», 1 ед. хр. постоянного хранения и 57 ед. хр. по личному составу фонда «СПК им. Кирова», а также приема документов по личному составу в количестве 56 ед.хр. от ликвидированного ООО «Щигровские коммунальные сети», приема документов по личному составу в количестве 73 ед.хр. от ликвидированного АО «Щигрыавтотранс» и 15 ед.хр. по личному составу в результате переработки фонда ««Щигровский городской Совет народных депутатов  Курской области»;

В связи с большим объемом работы по переработке документов для передачи их в ОКУ»Госархив Курской области» не были запланированы и не проводились работы по приему  фотодокументов и документов личного происхождения, согласование инструкций по делопроизводству организаций.

В соответствии с планом- графиком оказания методической помощи организациям, предприятиям – источникам комплектования архивного отдела Администрации Щигровского района на 2022 год начальником архивного отдела было осуществлено посещение 5 организаций в целях оказания методической помощи по экспертизе и отбору документов в состав Архивного фонда Российской Федерации и подготовке их к передаче на постоянное хранение: Администрация Титовского сельсовета, Администрация Никольского сельсовета, ОКУ «Центр занятости населения г. Щигры и Щигровского района» (3 выхода), Управление социального обеспечения администрации Щигровского района, Щигровская ЦРБ.  

Начальник архивного отдела приняла участие и выступила 22 июня 2022 г. на семинаре, проводимом в администрации Щигровского района со специалистами отделов по вопросу оказания методической помощи по экспертизе и отбору документов в состав Архивного фонда Российской Федерации и подготовке их к передаче на постоянное хранение /10 присутствующих/.         

• Проведено 80 консультаций в архивном отделе с лицами, ответственными за архив и делопроизводство в организациях-источниках комплектования отдела по вопросам уточнения сроков хранения документов, составления описей, исторических справок, оформления документов, заполнения паспортов архивов учреждений и др.

 

4.Автоматизированные архивные технологии.

Создание учетных БД и НСА. 

 

Обеспечивалось своевременное внесение информации в базу данных «Архивный фонд» (версия 5.0) и поддержании доли архивных фондов муниципального архива, внесенных в базу данных «Архивный фонд» на уровне 100 процентов. Внесены в базу данных поступившие в 2022 году 1159 ед.хр., 2 фонда. Всего в БД «Архивный фонд 5.0» занесено 201 фонд, 329 описей, 44220 ед.хр. Работники архивного отдела используют программный комплекс «Архивный фонд» в практике, а именно пользуются электронными описями при исполнении запросов граждан.

Объем – 340 Мгб. Диск с резервной копией БД «Архивный фонд 5.0» прилагается.

Тематические базы в архивном отделе не установлены.

На сайте администрации муниципального образования «Щигровский район» в 2016 году создан подраздел архивного отдела в разделе «Администрация муниципального образования». Количество посещений подраздела архивного отдела составляет-78. В 2022 году была создана страница архивного отдела в социальной сети «ВКонтакте». Количество посещений страницы «ВКонтакте» за отчетный период-1177.

 

5. Научная информация и использование документов

 

Работниками архивного отдела в 2022 году  подготовлена и опубликована статья «Календарь знаменательных дат на 2023 год» опубликована на сайте администрации Щигровского района. На странице архивного отдела в социальной сети «ВКонтакте» опубликованы фотографии фонда Р-334 «Фонд фотодокументов».

Одним из приоритетных направлений деятельности архивного отдела по-прежнему остается работа по предоставлению архивной информации гражданам. Основной формой использования архивных документов в текущем году являлось исполнение социально-правовых запросов. Исполнением запросов занимаются все работники отдела. На исполнение запросов социально-правового характера в течение года использован основной бюджет рабочего времени архивистов.

• при 26-ти посещениях архивного отдела, 10-ти пользователям было выдано 107 ед.хр. 21-го  фонда (читального зала не имеется);
• специалистами отдела принято 93 посетителя;
• исполнено 1085 запросов социально-правового характера, из них   905 положительных, все исполнены в срок;
• исполнено 68 запросов тематического характера, из них 29 положительных, все исполнены в срок.

Всего исполнено  1153 запроса, из них 934 положительных.

Всего пользователей архивной информации –1272, при исполнении запросов граждан и организаций сотрудниками отдела  выдано из хранилищ 4586 ед.хр. Всего использовалось в работе сотрудниками отдела для плановых мероприятий  3100 ед.хр.

 

6. Научно-методическое обеспечение. Повышение квалификации кадров.

 

В течение отчетного периода осуществлялась работа по внедрению и применению в практической работе сотрудниками муниципального архива:

- Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях» утвержденных приказом Федерального архивного агентства от 02.03.2020 №24, зарегистрировано в Минюсте России 20.05.2020 № 58396.

- Порядка признания документов Архивного фонда Российской Федерации находящимися в неудовлетворительном физическом состоянии, утвержденного приказом Федерального архивного агентства от 25.06.2020 № 75, зарегистрирован Минюстом России 04.08.2020 № 59164.

- Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утвержденных приказом Федерального архивного агентства от 20.12.2019 № 236, зарегистрированы в Минюсте России от 06.02.2020 № 57449.

- Инструкции по применению Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденной приказом Федерального архивного агентства от 20.12.2019 № 237.

- Правил делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления, утвержденных приказом Федерального архивного агентства от 22.05.2019 № 71, зарегистрировано в Минюсте России 27.12.2019 № 57023.

- Примерной инструкции по делопроизводству в государственных организациях, утвержденной приказом Федерального архивного агентства от 11.04.2018 № 44, зарегистрировано в Минюсте России 17.08.2018 № 51922.

-Методических рекомендаций по разработке инструкции по делопроизводству в государственных органах, органах местного самоуправления (утверждены приказом Росархива от 24 декабря 2020 г. № 199).

- Примерного положения об архиве организации, утвержденного приказом Федерального архивного агентства от 11 апреля 2018 года № 42 и зарегистрированного в Минюсте России 15.08.2018 № 51895.

- Примерного положения об экспертной комиссии организации, утвержденного приказом Федерального архивного агентства от 11 апреля 2018 года № 43, зарегистрированного в Минюсте России 15.08.2018 № 51357.

- Методических рекомендаций по применению Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях. М., 2016.

- Методических рекомендаций к Правилам организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях. Одобрены Комиссией Росархива по научно-исследовательской и методической работе. / Росархив, ВНИИДАД. –М., 2021.

- Методических рекомендаций по комплектованию, описанию, учету и использованию документов личного происхождения в государственных и муниципальных архивах / Росархив, ВНИИДАД. – М., 2021.

- Порядка использования архивных документов в государственных и муниципальных архивах Российской Федерации, утвержденный приказом Федерального архивного агентства от 01.09.2017 № 143, зарегистрировано в Минюсте России 01.11.2017 № 48765).

Сотрудники архивного отдела повышали свою квалификацию на ежемесячной учебе, проводимой администрацией Щигровского района, а также самостоятельно, изучая и используя в работе нормативно-методические документы архивного управления Курской области.

Обучение в вузах для получения второго высшего образования и  аттестация работников архивного отдела в 2022 году не планировалась и не проводилась.

 

Начальник архивного отдела                                                                Е.А. Полевая

22.12.2020

 

 

Отчет «Основные направления развития архивного дела

на территории Щигровского района»

за 2021 год

 

      

1. Государственное регулирование развития архивного дела

 

В 2021 году работа архивного отдела строилась в соответствии с: Федеральным законом «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ; Законом Курской области «Об архивном деле в Курской области» от 30 ноября 2015 года №118-ЗКО; «Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук», утвержденными приказом Росархива от 2 марта 2020 г. №24; решениями коллегии, приказами архивного управления Курской области; положением об архивном отделе администрации Щигровского района от 15 марта 2006 года,  должностными инструкциями, а также использовали в работе информационно-методические документы архивного управления Курской области.

Работа архивного отдела направлена на сохранение, пополнение и использование документов Архивного фонда Щигровского района и г. Щигры, комплектование фондов документами постоянного хранения, своевременное исполнение запросов, поступающих  в архив.

За 2021 год изменений в названии, подчиненности, организационно-правовой форме не произошло.

Начальник архивного отдела в мае 2021 года обучалась на семинаре по вопросам теории и практики архивного дела и делопроизводства в ОКУ «Госархив Курской области».

При исполнении  социально-правовых и тематических запросов от юридических и физических лиц работники отдела руководствовались Административными Регламентами: по предоставлению муниципальной услуги «Предоставление архивной информации по документам Архивного фонда Курской области и другим архивным  документам (выдача архивных справок, архивных выписок и архивных копий)» (утвержден постановлением администрации Щигровского района Курской области от 9 августа 2018 г. №398) и услуги  по переданным государственным полномочиям в сфере архивного дела «Использование документов Архивного фонда Курской области и архивных документов, относящихся к государственной собственности Курской области и находящихся на территории соответствующего муниципального образования Курской области  (оформление и предоставление архивных  справок, выписок  и копий)» (утвержден приказом архивного управления Курской области от 06 мая 2014 г.  №01-06/23, в редакции приказа архивного  управления Курской области от 28 июня 2016 г. № 01-06/37) и методическими рекомендациями «Исполнение запросов социально-правового характера» (ВНИИДАД, М.,2011).

Согласно закону Курской области от 21 декабря 2005 г. №98-ЗКО (ред. от 15.09.2010, с изм. от 12.12.2011) «О наделении органов местного самоуправления муниципальных образований Курской области отдельными государственными полномочиями Курской области в сфере архивного дела» архивному отделу администрации Щигровского района  была предоставлена субвенция на осуществление отдельных государственных полномочий Курской области в сфере архивного дела на 2021 год в сумме – 294628 руб.,    из них израсходовано на 01.01.2022:

- на заработную плату и начисления на оплату труда  главного специалиста-эксперта  – 294628 руб.

Работники архивного отдела продолжали работу с Отделением Пенсионного фонда Российской Федерации по Курской области в электронном виде по программе YipNet, так же активно продолжали взаимодействовать с Автономным учреждением Курской области "Многофункциональный центр по предоставлению государственных и муниципальных услуг".      

Работники архивного отдела принимали участие в расширенных заседаниях коллегии, семинарах, проводимых архивным управлением Курской области.

 

2.Обеспечение сохранности и государственный учет документов Архивного фонда Российской Федерации

Архивный отдел администрации Щигровского района размещается  в    приспособленном помещении расположенном по адресу: ул.Луначарского, д.5, г.Щигры, 306530,  так же имелось одно хранилище в безвозмездном пользовании, выделенное администрации Щигровского района Курской   области распоряжением администрации города Щигры Курской области № 437-р от 14.12.2016 г. по адресу: ул.Большевиков, д.10а, г.Щигры (10 кв.м.).

Площадь арендуемого нежилого  помещения по адресу: ул. Луначарского  д.5 составляет 335,32 кв.м., из них 303,27 находятся в подвальном помещении:  хранилища (210 кв.м.), кабинеты приема документов и работы с документами (34.6 кв.м.), так же подсобные помещения, санузел (58,67 кв.м.), еще имеется на 2 –м этаже нежилое помещение 32,05 кв.м., которое  разделено стеклянными перегородками на  3 кабинета: для специалистов отдела  - 17,4 кв.м. и 5,25 кв.м.,  начальника отдела- 9,2 кв.м.  Площадь хранилищ не изменилась.

В архивохранилищах №1 и №2 хранятся документы постоянного срока хранения действующих организаций, чьи фонды ежегодно пополняются  и по личному составу  ликвидированных организаций, которые используются для исполнения социально-правовых и тематических запросов граждан. В архивохранилище №3 размещены документы  постоянного срока хранения недействующих организаций, чьи фонды уже не пополняются и используются эти документы реже, чем какие-либо другие, хранящиеся в архивном отделе.

Во всех 3 архивохранилищах установлена пожарно-охранная сигнализация. В 2021 году в архивохранилище №2 установлен датчик протечки воды.

Архив оснащен семью порошковыми огнетушителями марки ОП-4  (3)-АВСЕ-01. Правила пожарной безопасности работниками соблюдаются.

Показания термогигрометров ежедневно фиксируются в журналах учета температурно-влажного режима. В помещении поддерживается оптимальный температурный режим. Влажность воздуха в весенний период была повышенная, в архивохранилищах стояли осушители. В настоящее время влажность воздуха соответствует норме.

Помещения проветриваются, проводится влажная уборка, обеспыливание. Порчи документов в архиве не обнаружено. Хранилища оборудованы металлическими стеллажами. Общая протяженность металлических стеллажных полок 884 погонных метра. Все хранящиеся в архивном отделе документы 44069 ед.хр. размещены на металлических стеллажах, 19320 ед.хр. закартонированы. Архивохранилища оснащены пофондовыми и постелажными указателями.

В архивном отделе ведутся учетные документы. Основными из них являются: книга учета поступления документов, список фондов, листы фондов, карточки фондов, паспорт архива, дела фондов, описи дел, документов, реестр описей дел, документов, паспорта архивохранилищ.

В 2021 году работниками архивного отдела проведены:

       -5 плановых проверок наличия дел в 5 фондах: Р-5 «Муниципальное образование «Озерский сельсовет»-358 ед.хр., Р-7 «Муниципальное образование «Крутовский сельсовет»-325 ед.хр., Р-8 «Муниципальное образование «Вишневский сельсовет», Р-17 «Муниципальное образование «Защитенский сельсовет»-268 ед.хр., Р-19 «Муниципальное образование «Охочевский сельсовет»-322 ед.хр.

       -67 внеплановых проверок в 67 фондах. Это связано со сменой начальника архивного отдела. Всего проверено 17133 ед.хр. Все дела проверяемых фондов находятся на месте, поэтому мероприятия по розыску необнаруженных дел не проводились. Состояние дел удовлетворительное. Составлено 37 карточек учета архивных документов на бумажной основе с повреждениями носителя. Перспективный план проведения проверок наличия разработан.

В 2021 году закартонированы 9663 ед.хр. 38 фондов. Всего закартонировано 19316 ед.хр., что составляет 44% от общего количества.

В 2021 году согласно муниципальной программы «Сохранение и развитие архивного дела в Щигровском районе  Курской области на 2017-2021 годы», которая утверждена постановлением Администрации Щигровского района от 19 сентября 2016 года № 249, установлены датчики протечки воды в архивохранилищах на сумму 19970 руб., было запланировано и принято по  трудовым договорам об оказании услуг 2 человека на сумму 227620,82 руб. 

     Во исполнение  данной программы приобретено в 2021 году:

    - программное обеспечение, интернет  на сумму 54000 руб.    

    - канцтовары   на сумму –59831 руб.,

    -VipNet  на сумму-9000 руб.,

    -МФУ лазерное, картриджи-56585 руб.,

    -заключен договор с ОКУ «Госархив Курской области» на выполнение работ по упорядочению 417 ед.хр. постоянного срока документов фонда «Щигровский горисполком» за 1971-1993 годы на сумму-246282,20 руб.,

Возмещалась арендная плата за помещение архивного отдела на сумму –   1411710,98 руб.

Всего по программе запланировано 2080000 руб., потрачено 2080000 руб.

В связи с передачей документов государственной собственности в ОКУ «Госархив Курской области» согласно плану-графику отдела было улучшено физическое состояние: 20 ед.хр. 2-х фондов: Ф.№Р-130 «Администрация Щигровского района» -10 ед.хр. и Ф.№Р-266 «Администрация города Щигры» - 10 ед.хр.

Вне плана: мелкий ремонт-34 ед.хр., подшивка-186 ед.хр.

Вне плана проведена работа по картонированию 9663 ед.хр. 38 фондов.   

Внесены изменения в 41 карточку учета работы с учреждениями, согласно списку учреждений-источников комплектования.

 

     Не были запланированы и не проводились мероприятия:

    - по оцифровке дел;

    - по каталогизации дел.

 3. Формирование Архивного фонда Курской области.

Организационно-методическое руководство архивами организаций.

 

В 2021 году поступило 1354 ед.хр. от 25 организаций- источников комплектования из них:

-3 по плану: Р-335 «Отдел образования администрации г. Щигры Курской области», Р-17 «Администрация Защитенского сельсовета Щигрвоского района», Р-70 «Администрация Знаменского сельсовета Щигровского района».

-22 вне плана: Р-87 «Администрация Косоржанского сельсовета», Р-35 «Управление по делам культуры, молодежи и спорту Администрации Щигровского района», Р-355 «Отдел опеки и попечительства Администрации Щигровского района», Р-25 «Администрация Большезмеинского сельсовета Щигровского района», Р-5 «Администрация Озерского сельсовета Щигровского района», Р-30 «Администрация Мелехинского сельсовета Щигровского района», Р-332 «Администрация города Щигры», Р-94 «Администрация Троицкокраснянского сельсовета Щигровского района», Р-326 «Финансово-экономическое управление администрации г. Щигры», Р-9 «Управление финансов администрации Щигровского района», Р-302 «Управление аграрной политики, земельных и  имущественных правоотношений», Р-31 «Администрация Теребужского сельсовета Щигровского района», Р-8 «Администрация Вишневского сельсовета Щигровского района», Р-344 «Отдел соцзащиты населения администрации г. Щигры», Р-362 «Отдел по опеке и попечительству администрации г. Щигры», Р-290 «АУКО «Редакция газеты «Районный вестник», Р-72 «Администрация Касиновского сельсовета Щигровского района», Р-335 «Отдел образования администрации г. Щигры», Р-29 Администрация Пригородненского сельсовета Щигровского района», Р-108 «Администрация Вышнеольховатского сельсовета Щигровского района», Р-108 «Управление образования администрации Щигровского района», Р-90 «Администрация Вязовского сельсовета Щигровского района», Р-343 «Представительное Собрание Щигровского района Курской области».

Все поступившие на хранение документы закартонированны. Установлены на металлические стеллажи, а в учетные документы внесены дополнения.

В 2021 году:

• Дополнительные помещения в организациях источниках комплектования не выделялись и количество штатных сотрудников не изменилось.
• Согласно плану-графику проводились мероприятия по представлению для рассмотрения ЭПК архивного управления Курской области:

          - Положение об архиве и Положение об ЭК  Областного бюджетного учреждения здравоохранения «Щигровская центральная районная больница»;

         - 1-ой номенклатуры дел: Областного бюджетного учреждения здравоохранения «Щигровская центральная районная больница», но в связи с отсутствием ответственного за делопроизводство в данной организации   номенклатура представлена не была.

Вне плана 3-х номенклатур дел: Администрации Вязовского сельсовета Щигровского района, Мировой судья судебного участка №1 по г. Щигры и Щигровскому району,   Мировой судья судебного участка №2 по г. Щигры и Щигровскому району. 

• · Утверждены на заседаниях ЭПК архивного управления Курской области описи в количестве:  

             - 667 ед.хр. дел  постоянного хранения 13-и учреждений:   Щигровская межрайонная прокуратура; мировые судьи судебных участков №№1,2 г. Щигры и Щигровского района; отдел образования администрации г. Щигры, Управление аграрной политики земельных и имущественных правооношений администрации Щигровского района, АУКО «Редакция газеты «Районный вестник», Администрация города Щигры, Администрация Троицкокраснянского сельсовета, Щигровский районный суд, отдел опеки и попечительства администрации г. Щигры, Администрация Пригородненского сельсовета, Администрация Касиновского сельсовета, Управление социального обеспечения администрации Щигровского района.

          - 129 ед.хр. по личному составу 11-ти учреждений: Щигровская межрайонная прокуратура; отдел образования администрации г. Щигры, Управление аграрной политики земельных и имущественных правооношений администрации Щигровского района, АУКО «Редакция газеты «Районный вестник», Администрация города Щигры, Администрация Троицкокраснянского сельсовета, Щигровский районный суд, отдел опеки и попечительства администрации г. Щигры, Администрация Пригородненского сельсовета, Администрация Касиновского сельсовета, Управление социального обеспечения администрации Щигровского района.

 По плану 1 из 2: Р-335 «Отдел образования администрации г. Щигры Курской области». Р-342 «Администрация Щигровского района»  описи не представила по причине длительного отсутствия ответственного за архив,  из-за болезни;

        -вне плана 12: Щигровская межрайонная прокуратура; Мировые судьи судебных участков №№1,2 г. Щигры и Щигровского района;  Управление аграрной политики земельных и имущественных правооношений администрации Щигровского района, АУКО «Редакция газеты «Районный вестник», Администрация города Щигры, Администрация Троицкокраснянского сельсовета, Щигровский районный суд, отдел опеки и попечительства администрации г. Щигры, Администрация Пригородненского сельсовета, Администрация Касиновского сельсовета, Управление социального обеспечения администрации Щигровского района

В 2021 году количество документов в архивном отделе увеличилось на 937 ед.хр., в т.ч.

       - уменьшилось на  417  ед.хр. постоянного хранения, т.к.  были переданы документы на переработку в  ОКУ «Госархив Курской области» фонда «Щигровский горисполком» за 1971-1993 годы;

      - увеличилось на 1354 ед.хр. постоянного хранения, в результате приема документов от организаций - источников комплектования.

В связи с большим объемом работы по переработке документов для передачи их в ОКУ»Госархив Курской области» не были запланированы и не проводились работы по приему  фотодокументов и документов личного происхождения, согласование инструкций по делопроизводству организаций; выход в организации.

Начальник архивного отдела приняла участие и выступила 23 января 2021 г. на совещании, проводимом администрацией Щигровского района с главами сельсоветов по вопросу «О работе администраций сельсоветов в сфере архивного дела в 2020 году и планах на 2021 год» /20 присутствующих/.        

• Проведено 37 консультаций в архивном отделе с лицами, ответственными за архив и делопроизводство в организациях-источниках комплектования отдела по вопросам уточнения сроков хранения документов, составления описей, исторических справок, оформления документов, заполнения паспортов архивов учреждений и др.

 

4.Автоматизированные архивные технологии.

Создание учетных БД и НСА. 

 

В 2021 году архивным отделом продолжена работа по заполнению базы данных «Архивный фонд 5.0», в которую  занесены поступившие в 2021 году 1354 ед.хр. Всего в БД «Архивный фонд 5.0» занесено 199 фондов, 330 описей, 44069 ед.хр., т.е. 100% от общего количества находящихся на хранении документов. Работники архивного отдела используют программный комплекс «Архивный фонд» в практике, а именно пользуются электронными описями при исполнении запросов граждан.

Объем – 314 Мгб. Диск с резервной копией БД «Архивный фонд 5.0» прилагается.

Тематические базы в архивном отделе не установлены.

На сайте администрации муниципального образования «Щигровский район» в 2016 году создан подраздел архивного отдела в разделе «Администрация муниципального образования». Количество посещений подраздела архивного отдела составляет-536.

 

5. Научная информация и использование документов

 

Работниками архивного отдела в 2021 году  подготовлена и опубликована статья «Событий предстоит немало» в газете «Районный вестник»: от 29 января  2021 г. №5  (при подготовке статьи использованы: 5 книг и  7 ед.хр. документов личного происхождения).

Одним из приоритетных направлений деятельности архивного отдела по-прежнему остается работа по предоставлению архивной информации гражданам. Основной формой использования архивных документов в текущем году являлось исполнение социально-правовых запросов. Исполнением запросов занимаются все работники отдела. На исполнение запросов социально-правового характера в течение года использован основной бюджет рабочего времени архивистов.

• · при 47-ти посещениях архивного отдела, 13-ти пользователям было выдано 395 ед.хр. 32-х  фондов (читального зала не имеется);
• · специалистами отдела принято 77 посетителей;
• · исполнено 1030 запросов социально-правового характера, из них 845  положительных, все исполнены в срок;
• · исполнено 103 запроса тематического характера, из них 48 положительных, все исполнены в срок

Всего исполнено  1113 запросов, из них 893 положительных.

Во второй половине года на архивный отдел обрушился шквал запросов на подтверждение заработанной платы за 10,20 запросы касаются граждан, которые уже много лет на пенсии и предпенсионного возраста. На 01.01.2022 имеется не исполненных 430  социально-правовых запроса, большая часть из которых по вопросам перерасчета пенсий и уточнения индивидуальных сведений граждан, поступившие из Отделения Пенсионного фонда Российской Федерации по Курской области.

• Всего пользователей архивной информации –1202, при исполнении запросов граждан и организаций сотрудниками отдела  выдано из хранилищ 2680 ед.хр. Всего использовалось в работе сотрудниками отдела для плановых мероприятий  3400 ед.хр.

 

6. Научно-методическое обеспечение. Повышение квалификации кадров.

 

В 2021 году при оказании методической помощи организациям-источникам комплектования специалисты архивного отдела использовали и внедряли в практику: «Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях» (утверждены приказом Министерства культуры РФ от 31 марта 2015 г. №526); Национальный стандарт ГОСТ Р 7.0.97-2016. «Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» (утвержден и введен в действие Приказом Федерального агенства по техническому регулированию и метрологии от 8 декабря 2016 г. №2004-ст); Примерное положение об ЭК, Примерное положение об архиве организации и Примерную инструкцию по делопроизводству в государственных организациях, утвержденных приказами Росархива  от 11 апреля 2018 г. №42,43,44 соответственно (зарегистрированы в минюсте России 15.06.2018 рег. №51357; 15.08.2018 рег. №52895; 17.08.2018 рег. №51922) и Перечень типовых управленческих документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления   и организаций, с указанием сроков их хранения в новой редакции, (утвержден приказом Россархива 20.12.2019 №236).

Сотрудники архивного отдела повышали свою квалификацию на ежемесячной учебе, проводимой администрацией Щигровского района, а также самостоятельно, изучая и используя в работе нормативно-методические документы архивного управления Курской области.

Обучение в вузах для получения второго высшего образования и  аттестация работников архивного отдела в 2021 году не планировалась и не проводилась.

 

Начальник архивного отдела                                              Е.А. Полевая

22.12.2020